Helmholtz & Friends


Zeit- und Selbstmanagement – nicht nur für Anfänger

Die Anforderungen im Arbeitsalltag übersteigen häufig die eigenen Möglichkeiten – die Folge ist Stress am Arbeitsplatz. Hier muss klar unterschieden werden, was effizient und was effektiv ist: Aldona Kihl erklärt im Interview, welche Rolle Zeit- und Selbstmanagement spielen.

Um wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, nützt es nichts, immer noch mehr zu arbeiten. Intelligentes Zeit- und Selbstmanagement hilft, sich selbst zu organisieren und die alle scheinbar dringlichen Aufgaben besser zu planen. Wie und warum Führungskräfte sich damit auseinandersetzen sollten, erläutert die Psychologin Aldona Kihl.

Portrait von Aldona Kihl. Foto: Mike Gamio (fotogloria)
Dipl-Psych. Aldona Kihl. Foto: Mike Gamio (fotogloria)

Aldona Kihl arbeitet als systemische Management- und Organisationsberaterin und Coach. Sie ist u.a. Expertin für Kompetenzentwicklung, Leadership Development, Change Management, Steuerungs- und Beurteilungsinstrumente und Potenzialbeurteilungsverfahren. An der Helmholtz-Akademie für Führungskräfte wirkt sie als Trainerin.

 

 

Was finden Sie persönlich an der Personal- und Führungskräfteentwicklung spannend ?

Kihl: Dass nichts so bleibt wie es ist, sondern in einer ständigen Veränderung ist. Unsere Arbeitswelt wandelt sich, wir leben und arbeiten in einem von Digitalisierung geprägten Zeitalter. Die Erwartungen an Führungskräfte verändern sich und nehmen zu. Führung entwickelt sich und diese Entwicklung zu beobachten und zu begleiten – das ist etwas, was ich an der Personal- und Führungskräfteentwicklung so spannend finde.

Und warum interessieren Sie sich besonders für die Themen Selbst- und Zeitmanagement?

Kihl: Das Thema Selbstorganisation, also sich selbst zu coachen, ist für die eigene Führungsrolle relevant. Denn wie die Selbstorganisation und das Selbstmanagement gestaltet werden, kann durchaus einen Unterschied machen in der Wirksamkeit der eigenen Rollenausführung. Hier sind Tools aus dem Zeitmanagement nützlich und gewinnbringend für die Gestaltung des Arbeitsalltags – und zwar nicht nur für Führungskräfte.

Worum geht es konkret im Selbstmanagement?

Kihl: Im Mittelpunkt steht die Frage, wie die einem zur Verfügung stehende Zeit – die endlich ist – optimal genutzt werden kann. Im ersten Schritt geht es beim Zeit- und Selbstmanagement um die Effektivität, nicht wie man annehmen würde, um die Effizienz. Beides ist wichtig, allerdings fängt die optimale Nutzung der Zeit damit an, zu entscheiden, was wirklich wichtig ist, im Sinne von Effektivität. Wenn ich die für mich wichtigen Ziele gesetzt habe, dann kann ich die mir zur Verfügung stehende Zeit, mit unterschiedlichen Methoden der Prioritätensetzung planen, organisieren und möglichst effizient nutzen.

Welche Bedeutung haben diese Themen für Wissenschaftler, die in der Forschung oder im Wissenschaftsmanagement tätig sind?

Kihl: Diese Themen sind in jeder Organisation und für jede Person in einer Organisation bedeutend. Das Besondere im Wissenschaftskontext ist, dass viele Wissenschaftler in ihrer beruflichen Entwicklung in Aufgaben eingebunden sind, die einer starken Selbstorganisation bedürfen.

Haben denn Wissenschaftler größere Probleme mit dem Zeitmanagement als etwa Mitarbeiter in der Wirtschaft?

Kihl: Ich habe hier keine Unterschiede zwischen der Welt der Wissenschaftler oder der freien Wirtschaft erlebt. Mit der knappen Zeit und einem geschickten Umgang damit haben alle zu tun. Das Thema der effizienten und effektiven Organisation des eigenen Arbeitsalltags oder der gesamten Zeit ist in allen Kontexten aktuell. In Zeiten der Digitalisierung, wo die Grenzen von Arbeit und Freizeit fließend werden, wo eine enorme Zunahme an Kommunikation zu beobachten ist, entsteht der Eindruck, dass die Herausforderung eher wächst als kleiner wird.

Welche Bedeutung haben effektives und effizientes Selbst- und Zeitmanagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Wissenschaftsorganisationen wie Helmholtz?

Kihl: Einiges kann hier auf persönlicher Ebene bearbeitet werden. Dass heißt, man kann die eigene Kompetenz im Umgang mit der Selbstorganisation erhöhen und damit mehr Effektivität und Effizienz in der Erledigung von Aufgaben erreichen. Das hat allerdings organisationale Grenzen. Denn es gibt viele Herausforderungen an das Selbst- und Zeitmanagement, die nur auf einer organisationalen und nicht auf einer persönlichen Ebene bearbeitbar sind. Darunter: die Frequenz von Veränderungen, der Workload oder die Zusammenarbeit an den Schnittstellen. Diese Themen nehmen Einfluss auf das persönliche Zeit- und Selbstmanagement, können aber nicht unbedingt auf der persönlichen Kompetenzebene bearbeitet werden.

Was sind die Folgen für Wissenschaftsorganisationen, wenn ihre Mitarbeiter kein gutes Selbst- und Zeitmanagement haben?

Kihl: Die Folgen einer eigenen schlechten Zeitplanung sind vielfältig: So erreiche ich meine Ziele nicht in der vorgegebenen Zeit, es entstehen Verzögerungen in der Aufgabenerledigung, andere können nicht an ihren Zielen arbeiten, weil sie auf meine Ergebnisse angewiesen sind. Eine weitere Folge kann auch Überlastung oder zunehmender Stress sein, wenn ich über längere Zeit hinweg, immer mehr und immer länger arbeite und nicht genügend Ausgleich habe. Die Liste kann lang werden.

Sie setzen Webinare ein, um mit Ihren Zielgruppen Selbst- und Zeitmanagement zu trainieren: Für wen eignet sich diese spezielle Form des Trainings und was kann man damit erreichen?

Kihl: Webinare bieten eine wunderbare Einstiegsmöglichkeit in dieses Thema. Die grundsätzlichen Tools zum Selbst- und Zeitmanagement können in einer kurzen Session vermittelt werden, auch zur fortwährenden Erfrischung und Reflexion des eigenen Umgangs mit Zeit. Der Aufwand an Zeit ist gering, man kann am Arbeitsplatz bleiben und bekommt Anregungen, das eigene Zeitmanagement zu überdenken, zu analysieren und da – wo es sinnvoll ist –, zu verändern. Die Form des Trainings ist universell und eignet sich für alle, die über ihr persönliches Selbst- und Zeitmanagement nachdenken wollen und dieses ggf. verändern wollen.

Kommentare

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.